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天成大學四川校友會會員代表大會議事規則
發布日期：2014-10-27 admin 閱讀次數：5012 次
天成大學四川校友會會員代表大會議事規則
第一章 總則
第一條 為規范天成大學四川校友會（以下簡稱“校友會”）會員代表大會議事規則和、決策程序，實現會員代表大會決策的民主化、科學化、規范化，依據《天成大學四川校友會章程》（以下簡稱《章程》），制訂本規則。第二條 校友會存續期間，應當設置會員代表大會。
第三條 本規則是會員代表大會及其成員組織和行為的基本準則
第二章 會員代表大會性質、行使職權
第四條 本會由會員組成會員代表大會。第五條 會員代表大會是校友會的最高權力機構，依照法律、法規和本行業協會要求和《校友會章程》的規定行使職權。
第六條 會員代表大會行使下列職權：
（一）制訂和修改章程；
（二）制訂和修改會費標準；
（三）選舉或者罷免執行會長、常務副會長、副會長，聘請名譽會長；審議對會員的除名；
（四）審議理事會的年度工作報告、年度財務預決算報告；
(五) 審議本會規劃及年度計劃；
（六）對本會變更、解散和清算終止等事宜作出決議；
（七）審議理事會、監事會、會員提出的議案；
（八）《校友會章程》規定的其他事項。
第七條 會員代表大會每屆三年。因特殊情況需提前或延期換屆的，須由理事會表決通過。但延期換屆最長不超過一年。
第三章 會員代表大會會議的召開
第八條 會員代表大會會議每年召開一次。第九條 會員代表大會會議由會長依法召集和主持。會長不能履行職務時，由常務副會長召集和主持。
第十條 秘書處應當將會議通知于會議召開十五日以前以書面方式通知全體會員。擬出席會員代表大會會議的會員，應當于會議召開十日前，將出席會議的書面回復送達秘書處。擬出席會議的會員達到所有會員人數二分之一以上的，可以召開會員代表大會會議。
第十一條 會員代表大會會議通知包括以下內容：
（一）會議的時間、地點和會議期限；
（二）提交會議審議的議案；
（三）會員是否可以授權委托他人代理出席會議和參加表決；
（四）授權委托書的送達時間和地點；
（五）會務常設聯系人姓名，電話號碼。擬將審議議案的相關文本應隨會議通知一并送達。
第十二條 會員代表大會會議召開的會議通知發出后，除有不可抗力或者其他意外事件等原因，不得變更會議召開的時間；因不可抗力或其他意外事件確需變更會議召開時間的，秘書處應當于不可抗力或其他意外事件結束后十日內發出通知。
第十三條 會員可以親自出席會員代表大會會議會議，也可以委托他人代理出席和表決。會員委托他人出席會議的應當出具書面授權委托書，授權委托書應當載明下列內容：
（一）代理人的姓名；
（二）是否具有表決權；
（三）分別對列入會議議程的每一審議議案投贊成、反對或棄權票的指示；
（四）對可能納入會議議程的臨時提案是否有表決權，如果有表決權應行使何種表決權的具體指示；
（五）委托書簽發日期和有效期限；
（六）委托人簽章。
委托書應當注明會員的委托代理人可以按自己的意思表決。
第十四條 授權委托書至少應當在會員代表大會會議召開前三日內備置于秘書處，或者召集會議的通知中指定的其他地方。
第十五條 會員親自出席會員代表大會會議的，應出示有效身份證明；代理人出席會議的，應出示本人身份證、授權委托書等相關證明文件。
第十六條 出席會員代表大會議的人員，應當由在經核實其身份以后，在簽到名冊上簽到確認。簽到名冊作為會員代表大會檔案資料與其他資料一同留檔保存。
第十七條 出席會議人員的簽名冊由秘書處負責制作。簽名冊載明參加會議人員姓名、職位、身份證號碼、住所地址、被代理人姓名等事項。
第十八條 理事會、監事會應當采取必要的措施，保證會員代表大會的嚴肅性和正常程序，未經秘書處同意，其他無關人員不得入場。
第四章 會員代表大會議案的審議
第十九條 理事會、監事會、會員有權向會員代表大會提出議案。擬提交審議的議案應先提交理事會辦公室，由理事會辦公室審查后提交會長，經會長批準后提交會員代表大會進行審議和表決。第二十條 會議通知中應列出本次會員代表大會擬將審議的議案，并將議案內容充分披露。需要變更前次會員代表大會決議涉及的事項的，議案內容應當完整，不能只列出變更的內容。
列入“其他事項”但未明確具體內容的，不能視為提案，會員代表大會不得進行表決。
第二十一條 會員代表大會會議的議案應當符合下列條件：
（一）內容與法律、法規和《校友會章程》的規定不相抵觸，并且屬于校友會的業務范圍和會員代表大會的職責范圍；
（二）有明確議案和具體決議事項；
（三）以經理事會辦公室審查。
第二十二條 理事會辦公室決定不將議案列入會議議程的，應當在該次會員代表大會會議上進行解釋和說明。
第五章 會員代表大會議案的表決
第二十三條 會員代表大會會議采取無記名投票方式，每名會員享有一票表決權，會員對所審議的議案可以投贊成、反對或棄權票。出席會議的委托代理人在其授權范圍內對所審議的提案投贊成、反對或棄權票。第二十四條 會員會對所有審議的議案應當進行逐項表決，不得以任何理由擱置或不予表決。會議對同一事項有不同提案的，應以提案提出的時間順序進行表決，對事項作出決議。
第二十五條 董事、監事候選人名單以提案的方式提請會員代表大會決議。
第二十六條 會員代表大會有關選舉的議案，應當對候選人逐個進行表決。改選議案獲得通過的，新任職人員在會議結束之后立即就任。
第六章 會員代表大會的決議和記錄
第二十七條 會員代表大會作出的決議必須由與會代表半數以上表決通過。如會議有選舉事項，監事會必須在會前對候選人資格進行審核，確認選舉合法有效性。第二十八條 會員代表大會決議應注明出席會議的會員（或會員代理人）人數、表決方式以及每項議案表決結果，并經與會全體會員簽名。不同意會議決議或棄權的會員也應當簽名，但有權表明其意見。對議案作出的決議，應列明議案出處、議案內容。
第二十九條 會員代表大會各項決議應當符合法律法規和《校友會章程》的規定。出席會議的會員和委托代理人應當忠實履行職責，保證決議的真實、準確和完整，不得使用容易引起歧義的表述。
第三十條 會員代表大會應有會議記錄。會議記錄記載以下內容：
（一）召開會議的日期、地點；
（二）會議主持人姓名、會議議程；
（三）應到會人數、實到會人數、委托代理人數；
（四）會議審議議案的提案人、內容；
（五）各發言人對每個審議事項的發言要點；
（六）每一表決事項的表決結果；
（七）會員的質詢意見、建議及理事會、監事會的答復或說明等內容；
（八）會員代表大會認為應當載入會議記錄的其他內容。
第三十一條 會員代表大會的記錄由秘書處負責記錄，并將記錄原稿交每個與會會員簽字確認后存檔。
第三十二條 會員代表大會記錄由出席會議的會員、委托代理人、列席人員和記錄員簽名，并向全體會員公告。
第三十三條 會員代表大會記錄作為校友會檔案由校友會秘書處負責保存，保管期限不得少于十年。
第七章 附則
第三十四條 本制度經會員代表大會審議通過后生效，由理事會解釋。第三十五條 本議事規則依據實際情況變化需要重新修訂時，由秘書處提出修改意見，提交會員代表大會批準。
四、天成大學四川校友會理事會議事規則
第一章 總則
第一條 為規范天成大學四川校友會（以下簡稱“校友會”）理事會的議事規則和決策程序，實行理事會決策的民主化、科學化、規范化，依據《天成大學四川校友會章程》（以下簡稱《章程》），制訂本規則。第二條 校友會存續期間，應當設置理事會。
第三條 本規則是理事會及其成員組織和行為的基本準則。
第二章 理事會性質、職權
第四條 理事會是會員代表大會的執行機構和校友會經營管理的決策機構，對會員代表大會負責，以維護校友會和全體會員的合法權益為目的，在會員代表大會的授權范圍內開展工作，具體行使以下職權：（一）執行會員代表大會決議；
（二）選舉或者罷免理事長、副理事長、常務理事、理事、監事；
（三）聘任或解聘秘書長、副秘書長；
（四）向會員代表大會報告年度工作、年度財務預決算；
（五）決定本會各內部機構的設置，決定設立辦事機構、分支機構、代表機構和實體機構；
（六）制定校友會內部管理制度；
（七）決定對本會會員的處分，提議對本會會員的除名；
（八）審議理事、監事會、會員提出的議案；
（九）會員代表大會決議和本會章程規定的其他事項。
第五條 理事長的職權
理事長行使下列職權：
（一）召集和主持理事會會議；
（二）檢查理事會決議的實施情況，并向理事會報告；
（三）簽署校友會會員證書和簽發理事會決議；
（四）行使由會員代表大會和理事會授予的其他職權。
第三章 理事會會議的召集和通知程序
第六條 理事會會議每半年至少召開一次。第七條 校友會召開理事會會議，應以信函、郵件、傳真或電報等形式，于會議召開五日前（不含會議當日）書面通知到人。特殊情況下可先口頭通知，再補以書面通知。會議通知必須明確會議時間、地點、事由及議案、發出通知日期等，并配發與議案相關的文件文本。
第八條 理事、監事會或會員有權向理事會會議提交議案。擬提交審議的議案，應先交理事會辦公室登記，特殊情況下也可以口頭提出審議要求。議案應注明可否采用通訊方式表決等。
第九條 理事會辦公室收到議案后的五日內，應對議案進行形式和實質性審查。形式審查是對提案人是否符合本規則規定的對象，對沒有提案權的人員提出的議案內容表達是否清楚、是否屬理事會職權范圍內審議的事項、是否注明可否通訊表決等，不符合要求的應發回提案人重新作出。因議案所提出問題較復雜，提案人無力全面的說明清楚，辦公室應報告理事長批準，交相關部門進行調研。辦公室對經審查可審議的提案要及時通知提案人其提案已受理，并準備交理事會會議審議和書面報告理事長。
第十條 理事會會議由理事長召集和主持，理事長不能履行職責時，由理事長委托副理事長召集和主持，但需出具授權委托書，明確授權事項。
第十一條 理事會會議應由理事本人出席。理事不能出席的，可書面委托其他會員代表或其他理事代為出席，代理人只能在其書面明確的授權范圍內行使職權。理事委托他人代理出席會議的，應以口頭或書面的形式提前通知理事會辦公室，委托書最遲于會議召開前一日內提交理事會辦公室，理事會辦公室對委托書的有效性應給予審查。
第十二條 理事未出席理事會會議，又未委托代理人出席或委托不及時、授權不明確等形成委托無效，視同放棄該次會議的表決權。校友會理事每年至少參加兩次理事會會議，否則，視為不能履行職責，理事會可向會員代表大會建議予以更換。
第十三條 召開理事會會議應通知監事會派員列席會議，但監事會不得以監事會以外人員代理出席。其他人員列席理事會會議時，均須本人出席，不得委托他人代理。凡參與理事會會議的列席人員均無表決權。
第四章 理事會議事和表決程序
第十四條 理事會會議至少應有二分之一以上理事出席方可舉行，達不到人數要求時，應改期召開，但改期召開的通知不受提前五日的限制。第十五條 理事會議事原則上采用會議形式進行，對議案事實清楚、內容簡單、不屬人事、機構、投資等事項，提案人又已注明的，經三分之一以上理事同意也可采用通訊方式進行，但通訊方式應是書函、傳真、電報、電子郵件等事后可查的形式。
第十六條 理事會討論問題要貫徹實事求是的原則，每位理事對會議所列議案要在會前進行調研、咨詢，發表意見要以事實、政策、法規為依據，并對其負責。理事長對較復雜、重要的議案要在會前指定相關部門進行調研，相關部門要在調研的基礎上在會前提出可行性的建議供理事參考。
第十七條 理事會會議對會議通知中列明的議案按順序進行審議，采取一事一議的表決規則， 即每一議題審議完畢后， 開始表決；一項議案未表決完畢，不得審議下項議案。
第十八條 理事會會議事過程應充分民主，各理事圍繞議案公開討論、提問和辯論，在討論的基礎上進行表決。理事會會議不得將未討論的議案進行表決，也不得對會議通知未列明的議案進行審議和表決。
第十九條 理事會會議對任何問題的決定，均實行有記名方式一人一票進行表決，表決結果必須當場公布。
第二十條 理事會作出的決議必須經與會理事半三分之二以上通過，且與會的全體理事應在決議文本上簽字確認。一經表決通過的決議，持反對或棄權態度和未到會的理事不得以任何理由有違決議行為。
第二十一條 理事會決議應包括下列內容：
（一）會議召開日期、地點和主持人；
（二）應到會人數、實到人數、授權代理人數；
（三）會議的程序及會議的合法性說明；
（四）會議審議議案的提案人、內容、討論情況、表決結果；
（五）如應提交會員代表大會審議的預案應單項說明；
（六）其他應說明和記載的事項。
第二十二條 理事會形成決議，應遵循國家有關法律、法規的規定和履行信息披露的義務。
第二十三條 理事會辦公室對理事會會議的全過程要作出客觀、全面、真實的記錄，對出席會議人員的發言要點記載清楚，與會理事有權要求在記錄上對其發言作說明性記載。所有與會人員均應在會議記錄上簽名。
第二十四條 理事會辦公室應對理事會會議從發出通知到會議結束全過程的文本、影音資料進行整理、立案成檔。檔案要以每個議案為一單元，每次會議為一卷宗成冊，保障層次條理清楚，其檔案由理事會辦公室在校友會存續期間永久保存。
第二十五條 每位理事要嚴格履行校友會《章程》規定的義務和職責，對理事會形成的決議都負有責任，如決議違反法律、法規、校友會《章程》或違背客觀實際，導致決策失誤，致使校友會遭受損失、承受處罰的，參與決議的理事對校友會負有經濟賠償責任。但能證明在表決時曾表明異議并記載于會議記錄的理事可免除責任。
第二十六條 凡參與理事會會議的人員均需妥善保管好會議文件資料，在有關決議未對外正式披露前，均負有保密義務，否則，如因泄密造成的負面效應帶來的后果，由泄密者承擔全部責任。
第五章 其他
第二十七條 監事會列席理事會會議的職責是：（一）監督理事會依照國家法規、校友會《章程》和本規則審議有關事項和作出決議；
（二）聽取會議情況，但不參與議事和表決；
（三）對理事會審議事項的程序和決議有異議的，可在會后一周內召開監事會并形成書面意見送達理事會復議；
（四）認為理事會的審議程序和決議不符合國家法規、校友會《章程》和本規則有關規定的，監事會提出糾正措施、整改建議。
第二十八條 本規則未盡事宜，依照國家法規、校友會《章程》有關規定執行。
第二十九條 本規則由理事會負責解釋和修改，經會員代表大會表決通過后施行。
第三十條 本規則由校友會理事長和監事會監督實施。
五、天成大學四川校友會監事會議事規則
第一章 總則
第一條 為規范天成大學四川校友會（以下簡稱“校友會”）監事會的議事方式和表決程序，促使監事和監事會有效地履行監督職責，完善校友會法人治理結構，根據《天成大學四川校友會章程》及國家有關法律、法規的規定，特制定本規則。第二條 校友會存續期間，應當設置監事會。
第三條 本規則是監事會及其成員組織和行為的基本準則。
第二章 監事會的性質、組成和職權
第四條 監事會是依據校友會章程設立的，對校友會的經營管理實行監督的校友會內部監督機構，對會員代表大會負責并報告工作。第五條 監事由校友會會員代表擔任。
第六條 監事每屆任期三年，監事連選可以連任。
第七條 監事由理事會民主選舉，經與會理事三分之二以上通過后報會員代表大會審議。會員代表大會與會會員的二分之一以上通過時，方能產生或更換會員擔任的監事。
執行會長、常務副會長、副會長、理事長、副理事長、常務理事、理事、秘書長不得兼任監事。
第八條 監事會會議應當由監事本人出席，監事不能出席的，可以書面委托其他監事代為出席。代為出席會議的監事應當在授權范圍內行使監事的權利。監事未出席監事會會議，亦未委托代表出席的，視為放棄在該次會議上的投票權。
第九條 監事連續兩次不能親自出席監事會會議的，視為不能履行職責，理事會應當予以撤換。
第十條 監事在任期屆滿前提出辭職的，應遵守校友總會及本會章程的規定。
第十一條 監事會成員不得少于三人。監事會設監事會長一名，監事會長由監事會選舉產生。
第十二條 監事長主持監事會的工作并對監事會的工作全面負責；負責召集并主持監事會會議；代表監事會向會員代表大會作工作報告。監事長不能履行職權時，由副監事長代行其職權。
第十三條 監事會行使下列職權：
（一）檢查校友會的財務報告，并對會計師出具的審計報告進行審閱；審閱校友會月份、季度財務報表；可深入校友會業務部門及被投資企業了解財務狀況；可要求校友會高級管理人員對校友會財務異常狀況作出進一步的詳細說明。
（二）列席校友會理事會會議，聽取理事會會議事情況并可了解、咨詢及發表獨立意見；監督理事會依照國家有關法律、法規、《校友會章程》、《會員代表大會議事規則》以及《理事會議事規則》審議有關事項并按法定程序作出決議；對于會員代表大會和理事會審議事項的程序和決議持有異議時，可于事后提出書面意見。
（三）監事會對校友會理事、秘書長和其他高級管理人員執行校友會職務時行為進行監督；當監事會成員發現校友會理事、秘書長和其他高級管理人員有損害校友會利益行為時，應向監事會報告，并由監事會書面通知有關違規人員，要求其予以糾正；必要時監事會可以書面形式向會員代表大會或國家有關主管機關報告。
（四）監事會可以向會員代表大會上提出議案；議案的內容、方式和程序等應符合《會員代表大會議事規則》及國家法律、法規的規定。
（五）監事會提議召開臨時會員代表大會時，應提前二十個工作日以書面形式向理事會辦公室提出會議議題和內容完整的議案，并保證議案內容符合法律、法規和《校友會章程》的規定；理事會辦公室在收到上述書面提議后應及時對議案進行審查并提交會長，會長批準后在十五日內發出召開臨時會員代表大會的通知。
第十四條 監事會行使職權時，必要時可聘請律師事務所、會計師事務所等專業性機構給予幫助，由此發生的費用由校友會承擔。
第十五條 校友會監事有權了解校友會重大事項和重大報告，監事會有權對校友會的高級管理人員的違規、違紀行為提出警告和彈劾議案，監事會有權不定期的抽查和審計，但每年至少半年審計、專項審計、離任審計，確保每年一次的年終審計（次年第一季度完成），沒有年終審計不得召開會員代表大會。
第三章 監事會會議的召開
第十六條 監事會每年至少召開一次會議，三分之二以上監事出席方能召開。會議通知應于會議召開十日前書面送達全體監事。必要時，經監事長或二分之一以上監事提議可召開臨時會議，會議通知至少應提前一個工作日通知全體監事。第十七條 監事會會議通知包括以下內容：舉行會議的日期、地點、議題以及通知的日期。
第十八條 監事除依法律、法規的規定或經會員代表大會同意外，不得泄漏校友會秘密；對尚未公開的信息，負有保密的義務。
第十九條 監事應當遵守國家有關法律、法規和校友會章程的規定，履行誠信和勤勉的義務，維護校友會利益。監事執行校友會職務時違反法律、法規或校友會章程規定，給校友會造成損害的，應當承擔賠償責任。
第二十條 監事會代表校友會法人治理結構，實施全面風險管理，在法律事務、財務審計、行政監察、業務質量控制等方面實行全面的風險控制，以具體的制度、流程、機制作保障。
第二十一條 監事會在行使職權時，必須形成監事會決議，由參與行使職權的監事簽字。
第四章 監事會會議的議事范圍和議案
第二十二條 根據監事會職權，監事會會議議案主要有：（一）檢查校友會業務、財務、資產狀況時發現的問題及整改措施；
（二）對監事、理事、秘書長及其他高級管理人員執行校友會職務時違反法律、行政法規、規范性文件、校友會章程及會員代表大會決議的行為經會議討論后向理事會或會員代表大會提出相應議案；
（三）對理事、秘書長及其他高級管理人員執行校友會職務時的行為存在侵害校友會會員權益、校友會利益的情形的，作出要求其予以糾正的決定，必要時向會員代表大會或者國家有權部門報告，并可提出撤換的議案）；
（四）《校友會章程》規定和會員代表大會決議的其他事項。
第五章 監事會會議的議事程序與決議
第二十三條 會議主持人應當提請與會監事對各項議案發表明確的意見。會議主持人應當根據監事的提議，要求理事、秘書長、校友會高級管理人員或其他員工等到會接受質詢。
第二十四條 與會監事有權在監事會會議上充分發言、表達自己的意見。
第二十五條 監事會會議的表決實行一人一票，以記名和書面等方式進行。
監事的表決意向分為同意、反對和棄權。與會監事應當從上述意向中選擇其一，未做選擇或者同時選擇兩個以上意向的，會議主持人應當要求該監事重新選擇，拒不選擇的，視為棄權；中途離開會場不回而未做選擇的，視為棄權。
監事會形成決議應當經與會監事的三分之二以上通過。
第二十六條 監事會會議的召開程序、表決方式和內容均應符合法律、行政法規、校友會章程和本規則的規定。否則，所形成的決議無效。
第二十七條 監事應當在監事會決議上簽字并對決議內容承擔責任。監事會決議違反法律、法規和校友會章程，致使校友會遭受損失或損害的，參與決議的監事應當對校友會承擔相應的責任。但經證明在表決時曾表示異議并記載于會議記錄的，該監事可以免除該項責任。
第六章 監事會會議記錄
第二十八條 召開監事會會議，可以視需要進行全程錄音。第二十九條 監事會辦公室工作人員應當對現場會議做好記錄。會議記錄應當包括以下內容：
（一）會議屆次和召開的時間、地點、方式；
（二）會議通知的發出情況；
（三）會議召集人和主持人；
（四）會議出席情況；
（五）會議審議的議案、每位監事對有關事項的發言要點和主要意見、對議案的表決意向；
（六）每項議案的表決方式和表決結果（說明具體的同意、反對、棄權票數）；
（七）與會監事認為應當記載其他事項。
對于通訊方式召開的監事會會議，監事會辦公室應當參照上述規定，整理會議記錄。
第三十條 全體與會人員應當對會議記錄進行簽字確認。監事對會議記錄有不同意見的，可以在簽字時作出書面說明。
第三十一條 監事會會議檔案，包括會議通知和會議材料、會議簽到簿、會議錄音資料、表決票、經與會監事簽字確認的會議記錄、決議公告等，由監事長指定專人負責保管。
監事會會議資料的保存期限不得少于十年。
第七章 監事會會議的執行
第三十二條 監事會設監事會辦公室，督促有關人員落實監事會決議。監事長應當在以后監事會會議上通報已經形成的決議的執行情況。 第八章 附則
第三十三條 本規則在校友會會員代表大會審議通過后生效，如與國家法律、法規或規范性文件及校友總會章程抵觸時，執行國家法律、法規或規范性文件及校友總會章程的規定。第三十四條 本規則由校友會監事會解釋，經會員代表大會決議后執行。
六、天成大學四川校友會秘書處議事規則
第一章 總則
第一條 為規范天成大學四川校友會（以下簡稱“校友會”）秘書處的議事方式和表決程序，促使秘書處有效地行使其權力，完善校友會法人治理機構，根據《天成大學四川校友會章程》（以下稱《校友會章程》）及國家有關法律、法規的規定，特制定本規則。第二條 校友會存續期間，應當設置秘書處。
第三條 本規則是秘書處及其成員組織和行為的基本準則。
第二章 秘書處職權
第四條 本會秘書長在會長領導下開展校友會日常運營管理工作，秘書長領導秘書處行使下列職權：（一）向理事會匯報工作；
（二）主持內設機構開展日常工作，組織實施年度工作計劃；
（三）組織制定、實施年度工作計劃和預算；
（四）協調各外設辦事機構、分支機構、代表機構和實體機構開展工作；
（五）提名內設機構專職工作人員的聘用，報理事會辦公室批準；
（六）處理會員代表大會、理事會、常務理事會授權的事項；
（七）處理其他日常事務。
第三章 秘書處議事規則
第五條 秘書處議事主要通過秘書處辦公會、秘書處辦公擴大會等形式研究問題，作出決定。主要形式是秘書處辦公會。第六條 秘書處辦公會由秘書長召集和主持，秘書長不能履行職責時，可委托一名副秘書長召集和主持。
第七條 秘書處辦公會的出席人員包括校友會秘書長、副秘書長及校友會部（室）主要負責人；其它形式的秘書處辦公會的出席人員根據工作需要，由會議主持確定列席人員。
第八條 秘書處辦公會原則上每月召開一次。遇特殊情況時，秘書長可召開臨時辦公會議。
第九條 凡秘書處辦公會研究決定的重大事項，必須有半數以上會議組成人員到會方能決議。因故不能參加會議的應向秘書長請假。
第四章 秘書處辦公會議議事程序
第十條 秘書處辦公室負責秘書處辦公會議的組織籌備、會議議題收集、送審、下發會議通知，做好會議記錄、整理存檔和形成會議紀要、決議，并負責會議決定事項的督辦。 第十一條 秘書處辦公會議題，由秘書長確定。分管副秘書長可提前向秘書長或通過秘書處辦公室提交需秘書處辦公會研究討論的有關議題，重要議題應提交書面材料。
第十二條 凡提交秘書處辦公會議研究的議題，提交議題的部門或人員應事先進行充分的準備，制訂可供會議決策的方案。
第十三條 凡提交秘書處辦公會議研究的議題，由秘書長根據議題的輕重緩急和工作實際情況確定，并提前1至2 天發出會議通知。涉及重要方案、經營方針、計劃、規劃等重大問題，應提前4至5 天將通知和有關資料送達與會人員。
第十四條 秘書處辦公會實行集體討論、秘書長決策制。對在秘書處辦公會上研究的事項，必須有全體參會人員過半同意方可形成決議；意見不能統一時，一般性問題可緩議；如涉及時間性較強的緊迫問題，可由秘書長決策確定。
第十五條 秘書處辦公會議在研究校友會運營等重大問題決策前，應聽取、尊重校友會其他有關方面的意見。
第五章 秘書處辦公會議決定事項的實施和督查
第十六條 秘書處辦公會的記錄，由秘書處辦公室負責人負責；會議記錄應載明以下內容：（一）會議召開的時間和地點；
（二）參加會議人員的姓名；
（三）會議議程；
（四）與會人員發言要點；
（五）結論性意見等。
會議記錄連同相關附件材料作為會議檔案，每年應移交校友會檔案室妥善保管，保管期限不少于10年。
第十七條 秘書長決定是否形成辦公會紀要或決議。辦公室負責及時形成秘書處辦公會議紀要或決議，經秘書長審核后簽發執行；必要時及時報送給理事長和相關理事。
第十八條 秘書處辦公會議形成決議后，有關副秘書長和業務部門按照分工負責的原則逐級落實和督促檢查，并及時通報落實情況，或在下次會議上報告執行落實情況。
第十九條 出席和列席秘書處辦公會議的人員必須嚴格遵守保密制度，對會議研究決定事項的過程和內容不得隨意向外泄密。
第六章 附則
第二十條 本規則未盡事宜，依據國家有關法律、法規和校友總會及本會章程有關規定執行。
第二十一條 本規則依據實際情況變化需要重新修訂時，由校友會秘書處辦公會提出修改意見稿，提交理事會審定。
第二十二條 本規則自校友會理事會通過之日起執行。
七、天成大學四川校友會財務制度
第一章 目的
第一條 為了管理好本校友會費，實行專戶、專款、專用，實行理財公開、透明的原則，特制定此制度。 第二章 帳戶管理
第二條 開設校友會專用帳戶，由校友會財務機構收取會費，其他部門及個人無權收取會費，校友會專用賬戶信息如下：開戶名稱：
開戶銀行：
銀行賬號：
第三條 校友會會員費實行年收費制，收費標準如下：
（一）普通會員收費標準為2000元/年；
（二）理事收費標準為10000元/年；
（三）常務理事收費標準為20000元/年；
（四）副會長收費標準為40000元/年；
（五）常務副會長收費標準為60000元/年；
（六）會長收費標準為80000元/年；
第四條 會費繳納方式：
（一）將會費打入指定銀行賬戶，并發信息告之校友會財務部門；
（二）由會長指定專職出納人員，對會員會費進行管理，并建立專屬銀行賬戶和收支賬簿。
第三章 會費運用
第五條 會員的會費嚴格按照校友會章程的規定，由會員代表大會或常務理事會根據校友會工作計劃安排決定其用途并制定年度預算；第六條 會費施行預算控制原則，年度預算內項目可按本會財務報銷制度正使用，預算外項目一定要報會長特批才可使用；
第七條 會費使用情況定期向校友會會員公布，接受全體會員的監督；
第八條 校友會舉辦活動時，校友會活動組織策劃安排方向財務部門申請活動資金，并在活動結束后向財務部門提交相關付款憑證，費用多退少補；
第九條 如有特殊情況離開本會的，按情況可退還個人余費，被開除的一律不退。
第四章 開支審批
第十條 金額在人民幣3千元以下開支，由校友會授權人簽字。第十一條 金額在人民幣3千元——1萬元的開支，由校友會授權代表審批簽字生效；
第十二條 金額在人民幣1萬元以上的開支，需召集校友會理事，召開全體理事會議商討決定。會議須有三分之二的人員出席方有效。會議形成的決議，須出席人員過半數通過才具效力，大家表決后，由會長簽字方可執行。
第五章 日常管理
第十三條 費用開支必須堅持先申請，后開支的原則，對不申請先發生的開支項目，校友會財務部門有權拒絕支付款項；第十四條 校友會財務部門必須建立嚴格的財務管理制度，做到合法、真實、準確、完整，及時記錄各項收支；
第十五條 每次活動后的7個工作日內，校友會財務部門公開至上次活動的財務收支詳情。
第六章 物資捐贈
第十六條 校友會歡迎各種形式的贊助，由兩名或以上校友會的工作人員共同接收贊助物資，并出具接收清單，接收清單一式兩份，由校友會和贊助方同時在接收清單上簽字蓋章，雙方各執一份；第十七條 贊助物資到位后，由校友會綜合部相關負責人和財務部門工作人員共同清點，并與接收清點核對無誤后入庫保管，填寫入庫單據；
第十八條 贊助物資的領用，應做專項登記和定期向校友會公布領用情況，做的使用和管理的公開與透明。
第七章 財務監督
第十九條 由校友會會員成立財務審查小組，對校友會的財務工作和資金運用實行監督；第二十條 審查小組根據實際情況，采取定期方式，對校友會的帳目和開支情況進行財務審計，并公開審計結果，向全體校友公布。
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